Robotic Process Automation

Immer mehr große Organisationen führen Robotic Process Automation (RPA) ein, um Geschäftsprozesse schneller, effizienter und produktiver auszuführen als je zuvor. Diese digitalen Vorreiter nutzen Software-Roboter, um regelbasierte, repetitive Backoffice-Prozesse zu automatisieren. Die entscheidenden Praxisvorteile neben der hohen Prozessgeschwindigkeit: drastische Fehlerminimierung und Verfügbarkeit rund um die Uhr.

Damit Sie erkennen, ob und wann es an der Zeit ist, sich eingehend mit RPA zu befassen, haben wir hier für Sie wichtige Fakten und Praxisszenarien zusammengestellt und drei eindeutige Indikatoren formuliert.  

Kapitel

Lesen Sie hier, wie RPA Ihnen dabei hilft,
Ihre Business-Prozesse kontinuierlich zu optimieren
und Ihren Platz in der digitalen Welt zu festigen:

Definition und Erklärung

Automatisierte Bearbeitung durch Software-Roboter
Zu Kapitel 1

RPA in Zahlen und Fakten

Automatisierung ist keine Utopie mehr
Zu Kapitel 2

Mit Automatisierung Menschen befähigen und bestärken

Das Konzept der intelligenten Automatisierung
Zu Kapitel 3

Die aktuelle Situation der Automatisierung

Automatisierung übernimmt eine Vielzahl unbeliebter Routinearbeiten
Zu Kapitel 4

Wann Sie sich mit Automatisierung befassen sollten

Woher wissen Sie, ob und wann es an der Zeit ist, sich eingehend mit RPA zu befassen
Zu Kapitel 5

Kapitel 1

Definition und Erklärung

Automatisierte Bearbeitung durch Software-Roboter

Definition und Erklärung

Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Diese innovative Technologie ermöglicht die Automatisierung sich wiederholender und regelbasierter Prozesse und Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden. Bei dieser robotergesteuerten Prozessautomatisierung übernehmen die Software-Roboter (Bots) die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Softwaresystemen.

Entgegen einer ersten reflexhaften Annahme sind Software-Roboter aber keine physisch existenten Maschinen, wie man sie aus der Fertigungsindustrie kennt. Es handelt sich vielmehr um Software-Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Software-Systemen nachahmen.

Kapitel 2

RPA in Zahlen und Fakten

Automatisierung ist keine Utopie mehr

Der Bericht der Information Services Group (ISG) macht es deutlich:

  • RPA ermöglicht es, Geschäftsprozesse fünf bis zehn Mal schneller und mit durchschnittlich 37 % weniger Ressourcen auszuführen.
  • Bis 2019 werden 72 % aller Unternehmen RPA nutzen – entweder im vollen Produktionsmodus oder in der Pilotphase –, um Kosten zu reduzieren, Produktivität und Qualität zu erhöhen, die Compliance zu verbessern und Transaktionszeiten zu verkürzen.

Automatisierung ist längst keine Utopie mehr. Robotic Process Automation ist im Zusammenspiel mit Business Process Management und Low-Code-basierter Anwendungsentwicklung eine entscheidende Technologie für das Vorantreiben der digitalen Transformation. Sich in Bezug auf RPA erst einmal zurückzulehnen und abzuwarten, ist riskant, denn Robotic Process Automation hält immer schneller Einzug in Unternehmen.

Kapitel 3

Mit Automatisierung Menschen befähigen und bestärken

Das Konzept der intelligenten Automatisierung

Seit geraumer Zeit stellt die Automatisierung von Aufgaben, die ursprünglich von Menschenhand ausgeführt wurden, einen zentralen Bestandteil der Beziehung zwischen IT und Unternehmen dar. Aufgrund des Aufstiegs von Robotic Process Automation (RPA) und Künstlicher Intelligenz (KI) gewinnt die Automatisierung von wiederholbaren Unternehmensaufgaben immer mehr an Bedeutung.

Das Konzept der „intelligenten Automatisierung“ über die gesamte Organisation hinweg bedeutet einen höchst einschneidenden und zugleich spannenden Trend. Um den größtmöglichen Nutzen aus den sich entwickelnden Automatisierungstechnologien zu ziehen, muss jedoch die Debatte um die Automatisierung selbst weiterentwickelt werden. Automatisierung im traditionellen Sinne meinte vor allem den Prozess, Menschen durch Maschinen zu ersetzen. Das ist eine äußerst kurzsichtige Perspektive auf das Thema, die zudem zahlreiche negative Auswirkungen auf den Ruf der Automatisierung sowie negative makroökonomische Konsequenzen nach sich zieht.

Tatsächlich sollte Automatisierung eingesetzt werden, um Menschen wertvoller zu machen. Durch sie soll Menschen ermöglicht werden, sich mit höherwertigen Aufgaben, wie z. B. Problemlösung, Kunden-Interaktion und Schaffung neuer Umsatz-Chancen zu befassen. Roboter können für geringwertige, repetitive Aufgaben eingesetzt werden (und zwar ohne Beschwerden und 24/7 lang), während sich die Menschen all derer Aufgaben im Unternehmen annehmen können, die die besondere, menschliche Note erfordern. Durch eine so geartete Neuausrichtung des Unternehmens kann es seine Angestellten allmählich umschulen und den Weg zur Automatisierung in einer Art und Weise gestalten, die die menschlichen Arbeitskräfte unterstützt und bestärkt, statt Stellen zu kürzen.

Strategien rund um RPA und Enterprise Automation

Dieser Spezialbericht bietet Ihnen tiefere Einblicke in RPA. Und er präsentiert Ihnen weitere Technologien, die in Kombination mit RPA für nochmals gesteigerte Effizienz im Unternehmen sorgen. Sie erfahren, ob und wann RPA ein Thema für Sie sein könnte und in welchen Schritten Sie ein RPA-Projekt am besten absolvieren.

Kapitel 4

Die aktuelle Situation der Automatisierung

Automatisierung übernimmt eine Vielzahl unbeliebter Routinearbeiten

Automatisierung wird in nahezu allen Branchen eingesetzt.

Von Roboter-Produktionsstraßen in der Fertigungsindustrie bis hin zur vollständigen Buchführung im Finanzdienstleistungssektor – Automatisierung übernimmt eine Vielzahl unbeliebter Routinearbeiten. Durch Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen – auch als Machine Learning bekannt – entstehen immer neue, fortschreitende Anwendungsbereiche. So können z.B. viele Aufgaben im Kundenservice dank Einsatz von KI-Bots von einer Software übernommen werden.

Wenn ein Mensch am Helpdesk eine Produktrückgabe abwickelt, muss diese Person teilweise drei bis vier manuelle Arbeitsabläufe durchführen. Setzen Sie jedoch einen Bot ein, der diese Arbeitsabläufe aktualisiert, kann sich der Mitarbeiter ganz auf den Aufbau von Kundenbeziehungen und Markentreue konzentrieren.

Diese Art von Anwendungsbereich der Automatisierung zeichnet sich in einer Vielzahl unterschiedlicher Branchen ab. Laut einer Studie des Forbes Technology Council stellt Automatisierung insbesondere für Wissensarbeiter einen großen Vorteil dar, da sie es ihnen ermöglicht, die täglich einströmenden Datenfluten zu verwalten. In der Praxis könnte dies ein Umfeld schaffen, in dem die massiven Datenprozesse, die die Benutzer durchlaufen, automatisiert werden. Dadurch bliebe den Wissensarbeitern mehr Zeit für die Durchführung von Analysen sowie für die Umsetzung menschlicher, kritischer Ideen und Pläne.

Kapitel 5

Wann Sie sich mit Automatisierung befassen sollten

Woher wissen Sie, ob und wann es an der Zeit ist, sich eingehend mit RPA zu befassen?

Ob und wann ist es an der Zeit, sich eingehend mit RPA zu befassen?

Nun zurück zu der spannenden Frage: Woher wissen Sie, ob und wann es an der Zeit ist, sich eingehend mit RPA zu befassen?

Hier sind drei Indikatoren, dass RPA für Sie richtig ist:

BPM Transformation

Ihre Mitarbeiter plagen sich mit einer Vielzahl stereotyper Aufgaben.

Falls Sie je mit mehreren Systemen arbeiten mussten, um eine einzelne Aufgabe zu erledigen, dann kennen Sie den Drehstuhleffekt. Sie rufen Informationen auf einem Bildschirm ab, drehen dann Ihren Stuhl zum nächsten und holen sich dort Infos … bevor Sie womöglich zu einem dritten übergehen … einem vierten … und einem fünften! Alternativ kann RPA dies übernehmen und sich auf dem ersten, zweiten, dritten und allen weiteren Systemen anmelden, die entsprechenden Daten abrufen und die Aufgabe ausführen.

BPM Transformation

Sie haben mit einem langen Rückstau zu kämpfen, was Ihren Integrationsbedarf für Legacy-Systeme betrifft.

Die Entwicklung von Unternehmensanwendungen erfordert Integrationen mit bestehenden Geschäftssystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM). Dies kann überwältigend wirken, besonders für große Organisationen mit Hunderten (oder mehr!) verschiedenen Geschäftssystemen.
Hinken Sie der Integration von Altsystemen hinterher? Entstehen dadurch Engpässe, die die Kundenzufriedenheit und Betriebseffizienz beeinträchtigen? Falls ja, ist RPA eine Technologie, die Sie in Betracht ziehen sollten.

BPM Transformation

Sie haben Aufgaben, die Teil eines Prozesses sind und ein höheres Maß an Compliance, Genauigkeit und Überprüfbarkeit erfordern.

Genau zu wissen, wie eine bestimmte Aufgabe erledigt wird und diese Informationen dann für Prüf- und Compliance-Anforderungen aufzeichnen zu lassen, ist bei großen Unternehmen relativ üblich. Mit RPA führt ein Software-Roboter eine vordefinierte Reihe von Aktionen aus – und zwar ohne Fehler oder Abweichungen vom Standard-Workflow – und kann somit zu besserer Prozessgenauigkeit, einem höheren Maß an Compliance und einer Minderung der Risiken beitragen.
Darüber hinaus werden die durchgeführten Aufgaben erfasst und in Aktivitätsprotokollen festgehalten, was eine bessere Überprüfbarkeit gewährleistet.

Praxisbeispiel

Beispiel für praktizierte RPA in der Fertigungsindustrie

Für die Fertigungsindustrie scheint Automatisierung eine perfekte Ergänzung zu sein. Viele der täglichen Abläufe beruhen auf sich wiederholenden Aufgaben, die häufig bereits maschinell programmiert werden. Da zahlreiche Abläufe oft hohe Sicherheitsrisiken bergen, scheint der Umstieg auf Roboter besonders attraktiv. Doch Unternehmen sollten keinesfalls davon ausgehen, dass die Automatisierung in allen Bereichen gleichermaßen positiv wirkt.

Laut einem Bericht des Magazins Fast Company hat sich der Automobilhersteller Toyota intensiv mit den Möglichkeiten der Automatisierung auseinandergesetzt: Anhand verschiedener experimenteller Tests sollten die bestmöglichen Anwendungsbereiche identifiziert werden. Wil James, Präsident der Niederlassung von Toyota Motor Manufacturing in Kentucky, erläuterte dem Magazin den einfachen Grund, aus dem das Unternehmen in den letzten 15 Jahren den gleichen Automatisierungsgrad beibehalten hat: „Maschinen eignen sich für repetitive Aufgaben, doch sie können weder ihre eigene Effizienz noch die Qualität ihrer Arbeit verbessern. Das können nur Menschen.“

Die Bemühungen von Toyota, die Automatisierung einzusetzen und gleichzeitig langjährig bestehende Herstellungsverfahren zu überarbeiten, führten zu einer tiefgreifenden Transformation der gesamten Fertigungsbranche. Dabei ging der Hersteller besonders behutsam an die Struktur hinter seinen Automatisierungsprozessen heran. Das Unternehmen implementierte das System so, dass ein wichtiger Fokus auf dem Hervorheben der besonderen menschlichen Fähigkeiten lag, die zur Verbesserung bestimmter Abläufe unabdingbar waren.

Grundlegend war dabei die Identifikation der Aufgaben, die tatsächlich von der Automatisierung übernommen werden konnten. Zusätzlich wurde klar analysiert, wie genau Mitarbeiter diese automatisierten Systeme sinnvoll unterstützen könnten.

So wurde der Artikel von Fast Company beispielsweise mit der Präsentation eines neuen Roboters zur Maschineninstallation eingeleitet, den Toyota seit einiger Zeit verwendet. In der Vergangenheit wurde für diese Aufgabe ein Kran eingesetzt, der das Gerät hochhob, während die Arbeiter die Verbindungen darunter manuell legen mussten.

Heute werden Roboter für diese repetitive, risikoreiche Arbeit eingesetzt, doch die Anzahl der am Projekt beteiligten Menschen hat sich dadurch nicht verringert. Dieselben Mitarbeiter führen nun Inspektionen durch, beteiligen sich an der Qualitätskontrolle und sorgen für einen reibungslosen Projektablauf. Dadurch, dass die mühsame Arbeit nun von Maschinen erledigt wird, können die Angestellten mehr Zeit und Konzentration auf wichtigere, anspruchsvolle Aufgaben verwenden.

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RPA für Finanzdienstleister

Hier erhalten Finanzdienstleister Hinweise, wie sie RPA strategisch in eine Automatisierungsarchitektur zur digitalen Transformation integrieren und dadurch mehr Genauigkeit, kürzere Zykluszeiten und höhere Transaktionsprozess-Produktivität erzielen.

Management Summary: Process Manager

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